Was gilt es bei der E-Rechnungspflicht ab 2025 zu beachten?

Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 27.03.2024, welches die Digitalisierung des 
Geschäftsverkehrs voranbringen und damit Verwaltungsprozesse effizienter machen soll, da E-
Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Außerdem soll 
mit der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungslegungsprozesse 
zukünftig Umsatzsteuerbetrug effektiver bekämpft werden können, wenn zu einem späteren 
Zeitpunkt eine elektronische Meldung von bestimmten Rechnungsangaben automatisiert an die 
Verwaltung übertragen werden kann. 

Dazu wurde ein gültiges E-Rechnungsformat gemäß Europäischer CEN-Norm EN 16931 festgelegt, 
damit die E-Rechnungsdatei einheitlich strukturiert von den Softwareprogrammen ausgelesen 
und verarbeitet werden kann.  
Zulässige E-Rechnungsdateiformate sind die sogenannte „XStandard“-Rechnung (XML-Datensatz 
(Quellcode)) ohne bildliche Darstellung oder das hybride Format „ZUGFeRD“-Rechnung (PDF-Datei, 
welche den Datensatz enthält). 
Alle anderen Formate wie das einfache PDF, jpeg oder Papier heißen ab 2025 sonstige 
Rechnungen, sind aber nach wie vor zulässig unter bestimmten Voraussetzungen. 

Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Dafür kommt der 
Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder 
die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Frage. Der Rechnungsempfänger muss 
also ggf. ein E-Mail-Postfach vorhalten, zu welchem die E-Rechnung versendet werden kann, ein 
extra neues Postfach anzulegen ist hierbei nicht erforderlich.    

Grundsätzlich und unabhängig vom Gesamtumsatz dürfen alle Unternehmer von der 
Übergangsregelung bis zum 31.12.2026 Gebrauch machen und müssen in 2025 und 2026 noch 
keine E-Rechnungen erstellen. 
Ab 2027 dürfen Unternehmer mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz (gem. §19 Abs. 3 UStG) bis zu 
800.000 € von einem weiteren Übergangsjahr bis 31.12.2027 Gebrauch machen und müssten auch 
dann noch keine E-Rechnung erstellen. 
Ab dem 01.01.2028 endet die Übergangszeit und alle Unternehmer müssen ab dann verpflichtend 
eine E-Rechnung erstellen für folgende Geschäftsvorfälle: 

• Erwirtschaftung steuerbarer, steuerpflichtiger, inländischer Umsätze aus Geschäften mit anderen Unternehmen (B2B Sektor)  
• Wenn der Gesamtbruttorechnungsbetrag über 250 Euro gemäß § 33 UStDV ist 
• Wenn der Umsatz nicht nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit ist 
• Ausnahmen gelten für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV und für Rechnungen an Verbraucher/Privatkunden (B2C Sektor) 
• Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es keine Ausnahmeregelungen außer den benannten 

Das bedeutet diese Regelungen gelten grundsätzlich auch für Vereine, wenn sie in der steuerlichen Sphäre des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes, des Zweckbetriebs oder der Vermögensverwaltung Umsätze mit anderen Unternehmen erwirtschaften. 
Bsp. Sponsorenverträge, Vereinsauftritte zur Unternehmensweihnachtsfeier 

Jedoch wäre dies frühestens ab dem 01.01.2027 und spätestens ab dem 01.01.2028 der Fall. 

Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen muss bereits ab 2025 möglich gemacht werden, da 
Unternehmen die nicht von Übergangsregelungen Gebrauch machen, bereits ab 2025 E-
Rechnungen übersenden könnten. Während bisher digitale Rechnungen nur mit Zustimmung des 
Empfängers ausgestellt werden konnten, ist das bei einer E-Rechnung nicht mehr erforderlich. 
Jeder Rechnungsempfänger muss also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme 
einer E-Rechnung schaffen. Dafür bedarf es einer E-Mail Adresse, wo die E-Rechnung hingesendet 
werden kann. 
Zur Ansicht der „XStandard“-Rechnung stehen kostenfreie E-Rechnungsviewer zur Verfügung, die 
heruntergeladen und installiert werden können. Zur Ansicht von „ZUGFeRD“-Rechnungen genügt 
der übliche kostenfreie PDF–Reader z.B. von Adobe.  
Die Archivierung/Aufbewahrung der original elektronischen Datei ist über die Dauer der 
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten. 
Darüber hinaus muss die Weiterverarbeitung der E-Rechnung nicht zwangsläufiger Weise 
elektronisch erfolgen, sondern kann bspw. Weise auch ausgedruckt und manuell 
weiterverarbeitet werden, wie bisher auch.